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Excelは見た目が9割?!見栄えを良くする15のテクニック|見やすい資料で周りと差をつけるコツを徹底解説!

Excel(エクセル)はデータを扱うことに特化したツールではありますが、見た目・見栄え(見映え)が良くないとかなり見づらくなります。自分だけが見るならまだしも、他の人も閲覧する機会があるならば、まずは見やすい資料つくりを心がけましょう。この記事では、見映えの良い資料を作る方法・コツをご紹介します!

全てを取り入れる事は難しいかもしれませんが、少しづつ習得していけば、必ずあなたの力になるはずです。

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保存する時は先頭の「A1」で。

先頭の「A1」で保存しましょう。

エクセルファイルを開いた時に、カーソルが変な位置にあると台無しです。もちろん気にならない方もいるかと思いますが、こういうちょっとした気遣いが良い印象へと繋がります。

・マウスでポチッと先頭(A1)をクリック
もしくは、
を押すと、一気に先頭へジャンプ。

簡単ですので、是非使って見てください。

 

更新日(作成日)を右上に入力する。

作成した日付を資料の右上あたりに入力しましょう。タイトル横とかでもいいですね。

日付があることで、何日時点の資料なのか、一目で分かります

これがあれば、「いつ作成したの?」「いつ時点の資料?」「いつ更新したの?」と聞かれることがありません。

▼日付の入力方法

・手打ち
または、
を押すと自動で入力できます

ちなみに、を押すと、時間も一発で入力することができます。

 

文字間隔を広くする(フォントを変える)

文字がギュウギュウになっている文章よりも、
文字と文字の間に余裕があった方が、見栄えが良いです。

比べてみると、一目瞭然ですね。

実はExcelでは、文字間の指定はできないので、フォント設定で調整しましょう。

オススメの文字は「メイリオ」です。見栄えも良く非常に見やすいフォントです。
(「MeirioUI」ではありませんので注意して下さい。)

「メイリオ」は、インターネット上でも使われていることが多く、「ゴシック」というフォントよりも、丸みがあって読みやすいです。

行の高さを規定よりも少し広く

更に見やすくするために、Excelの行の高さを少し広くしましょう。

行間を広くすることで、更に見やすくなります。

 

タイトルはかなり重要

タイトルは短く完結に

タイトルが長いと、何を訴えたい資料なのかイマイチ分かりません。

良い例として、

・「〇〇集計一覧表」
・「〇〇分析結果一覧表」
・「〇〇比較表」
・「〇〇報告書」
・「営業日報 2017/01/01」

など、15文字以内でまとめるのが理想的です。
何を訴えたい資料なのか、短く完結するタイトルを考えましょう。

 

タイトルは太文字+少し大きめのサイズ

読む人が一番に目にするタイトル。ある程度の目立ちが必要です。

タイトルは「太字」にして、文字サイズを14ptから16ptくらいの大きさにしましょう。

 

タイトルの下は一行空ける

タイトルの下がいきなり表があると、「表のタイトル」にも見えます。
そのため、タイトル下にいきなり表をつくるよりも、一行あけて表を入れた方が、見映えが良いです。

 

立体的で強調するタイトル

誰にでも簡単にできて、なおかつタイトルを強調できるテクニック!

強調させたいタイトルを選択して、色を塗りつぶします。(薄めの色がオススメ)

次に、「罫線」と言う線をに引きます。
濃い色の線をつけることで、このように立体的でかなり強調されたタイトルができました。

 

日付は必ず西暦にすること

日付を入力する場合は、必ず西暦にしましょう。

日付だけの場合や、「昭和」「平成」といった和暦にするのもあまりオススメしません。
何年前のものかがすぐに分からないからです

例として、「昭和64年1月1日」よりも
「1989年1月1日」と書いてある方が、後からExcelファイルを見返した時に、何年前なのか、すぐに計算ができます。

▼分かりづらい表示

・「’17/8/1」
・「H29/8/1」
・「2017/08/01」(全角)

▼オススメの表示方法

・「2017年8月1日」
・「2017/08/01」
・「2017-08-01」

▼ポイント

・全角ではなく半角での入力
・0を省略しない
(「2017/8/1」ではなく、「2017/08/01」にする)

Excelファイル上に表示されている数字の多くは半角ですので、一部だけ全角数字というアンバランスを失くし、すべて半角数字で統一させることも、コツのひとつです

 

文字(フォント)について

全体の文字(フォント)を統一させる

文字の形は色々ありますが、Excelファイルを作る上でフォントを多く使いすぎると、ガチャガチャとした見づらいファイルになってしまいます。

全体的にまとまったフォントにすると、統一されて見やすくなりますね。

どうしても文字を強調したい場合は、文字を太くしたり文字の色を変える方を優先しましょう。
(これもあまりやりすぎると見にくくなりますが…)

 

全体の文字の大きさを統一させる

大げさですが、このように文字の大きさがマチマチだと、読みにくいですね。

文字の大きさ(フォントサイズ)は、11pt~12ptくらいで統一するよう、心がけましょう。

▼フォントサイズの例

 

文字色を「黒」ではなく「灰色」に

結構みなさん驚かれるのですが、インターネット上にある文字は、実は「黒」ではないことが多いです。

厳密にいうと、「限りなく黒に近い灰色」です。

真っ黒な文字色だとクッキリしすぎていて、圧迫感があるためです。

そのテクニックを、Excelでも取り入れてしまいましょう。

「限りなく黒に近い灰色」とは、
25%灰色,背景2,黒+基本色75%くらいがベストです。

薄すぎる灰色は逆に読みにくくなってしまうので、注意してくださいね。

表を作る

表の枠線(罫線)に気を配る

表に枠線(罫線)を描く際、このような感じになっていませんか?
このように、まっすぐな線だけの表を「格子」と言います。

多くの方が「格子」で表を作成されています。
ですが、「格子」で作られた表はシンプルすぎるのも難点。
そこで、最も簡単にできて、すぐに見やすい表が作れるテクニックをご紹介します。

罫線の種類を実線と点線で使い分け

外枠を「実線」にして、内枠の横線を「点線」にしています。
これだけで十分キレイに見えますね。

表内の項目を薄い色で塗り潰すと、見栄えが良くなります。
どれが項目なのか、すぐに分かります。

 

必ず単位を表記する

表の右上あたりに、「単位:円」などを明記していれば、表内でわざわざ「円」を入力しなくて済みます

 

「%」は小数点第二位まで表記する

割合を計算し、パーセンテージ「%」を出す場合、必ず小数点第二位まで明記しましょう。

例えば85.55%の場合、
約80%なのか、約90%なのか、これは見る側が判断することです。

Excelファイルを作る上で数字は的確に表記しましょう。

 

Excelファイルのシート

シート名を入力する

エクセルファイルの左下にある「sheet1」とある部分には、「シート名」を一言入力しましょう。

シートがひとつしかなくてもです。

重要なのは、一言で入力すること。

あまり長すぎると、シートが複数ある場合は逆に見づらくなってしまいます。

シート名の例としては

・「売上一覧」
・「集計結果」
・「〇〇名簿」

など、端的に明記しましょう。

 

シート名の部分に色をつける

シートが複数ある場合、どれがメインのシートなのかを一目で分かるようにしましょう。

▼シートに色をつける方法

①シート名が書かれているところを左クリック
②右クリック
③シート見出しの色を変更
④色の選択で完了

 

メインのシートは必ず左端にする

複数のシートがある場合、一番見てもらいたいシートが変な位置にあると伝わりません。

一番見てもらいたいメインのシートは、左端に移動させましょう。

「シート名」の部分を左クリックしながら左へずらすと、一緒に動いてくれます。

 

印刷設定

基本はA4タテで設定する

資料を見る側は、印刷することもありますね。

読み手が印刷する際に、「変な場所でページが区切られて印刷できない」ことをなくしましょう
せっかく作った資料です。印刷設定にも気を配りましょう。

基本は、A4タテで資料を作成してください。
(エクセルの場合、初期設定でA4なので、特に設定する必要はありません。)

エクセルに、「改ページプレビュー」という機能があります。

これは、どのように印刷されるかを簡易的に表示してくれる機能です。
資料が完成したら、必ずこの機能を使い、印刷範囲に問題がないか確認してください。

 

余白設定は「標準」もしくは「狭い」にする

基本は「標準」のままであれば一番綺麗に印刷されます。

内容が多い場合は、「狭い」にします。

余白を自分でカスタマイズして狭くするのは、あまりオススメしません。

印刷されている紙にギッシリ書いてあると、ファイルに綴じることができなかったり、読む気が失せてしまったりと、デメリットが多くあるためです。

 

ページ番号を表示させる

印刷するページが1枚であっても、ページ番号を表示させましょう。

読み手側は、「何枚の資料で、現在何ページ目なのか」を知りたいからです。

また、資料が床に落ちてバラバラになったとしても、すぐにページ番号通りに並べることが誰でもできます。

1枚でもページ番号を入れておく理由は、「これは1枚です」とメッセージを送るためです。
資料が1ページしかないのは作った人にしか分かりません。

誰が見ても分かるように気を配ることが大事ですね。

ページ番号の表記は、「現在ページ/ページ総数」で良いでしょう。

重要な資料はパスワードを設定

重要な資料である場合は、必ずパスワードを設定しましょう。

重要な資料とは?

・個人情報データが含まれる資料
・社外秘情報が含まれる資料

などが該当します。

無関係な人から「見られたらマズイ!」と思うものには、パスワードを設定しましょう。

▼「名前をつけて保存」をした後に、

読み取りパスワード」は、Exceファイルを開いたときに、パスワードを聞かれます。パスワードを入力し、合っていれば中身を見ることができます。

書き込みパスワード」は、編集するとき(文字の入力など)にパスワードを聞かれます。パスワードを入力し、合っていれば中身を編集し、上書き保存をすることができます。

通常は「読み取りパスワード」の設定だけで良いかと思います。

時と場合で、使い分けましょう。

 

メールに添付する時はPDFファイルも一緒にする

完成したエクセルファイルをメールで送る場合は、PDFファイルも一緒に添付しましょう。

理由としては、

①作った側と見る側のエクセルのバージョンが違うと、内容によってはズレが生じる場合があるため
②Excelを持っていないと見られないため

です。

②に関して、「イマドキExcelを持っていない人、企業はないだろう!」とツッコミを受けることもありますが、iPhoneなどのスマホから見る場合はPDFのほうが見やすいのです。

Excelを開いてみるかPDFファイルを見るかは、こちらで判断できませんので、どちらも添付することを心がけましょう。

 

全体の色はカラフルにしない

いくら充実した内容でも、カラフルすぎる資料は誰しも見る気が失せてしまいます。

文字の色、表の色、線の色などはなるべく同一色(同じような色)に設定しましょう。

 

画像や図形を並べるときは位置を揃える

デコボコに配置しているとせっかくの良い資料が台無しです。

上揃え、左揃えをして少しでも見栄え良く配置しましょう。

①揃えたい画像を選択する。
(Shiftを押しながら、画像を左クリックすると、複数選択できます。)
②「ページレイアウト」 → 「配置」
③「左揃え」や「上揃え」を選択し完了

 

まとめ

いかがでしたか?

内容を充実させた良い資料を作ることで満足してはいけません。

残念ながら、「見る人のことも考える」というのは多くの人ができていません。

見る人の視点に立って、「何が必要か」「何が不足しているか」を考えることが、良い資料つくりのキホンなのだと思います。

記事内で分からないこと、その他知りたいことがあればコメントにてご連絡ください。

どうぞお気軽に共有・フォローしてください(^_-)-☆

▼それでも解決しない場合は…